Effektiv im Home-Office arbeiten, oder: Was jetzt alle mit Online-Sitzungen falsch machen

Home-Office kann einsam sein, aber auch gemütlich und produktiv. Foto von Essentialiving auf Unsplash
Home-Office kann einsam sein, aber auch gemütlich und produktiv. Foto von Essentialiving auf Unsplash

Okay, der Titel ist reißerisch gewählt, oder, in Internet-Worten: Clickbait. Damit habe ich mich dem Medium angepasst, in dem ich schreibe. Und darum geht es in diesem Post: Wie kann ich mich dem Medium anpassen, in dem ich arbeite?

In der jetzigen Situation, in der (zumindest in Bürojobs) kaum noch gemeinsam an einem Ort miteinander gearbeitet wird, versuchen viele, so weiter zu arbeiten wie bisher. Eine verbreitete Herangehensweise scheint zu sein: Wenn wir uns für unsere Sitzungen nicht mehr in einem Sitzungsraum treffen können, machen wir die Sitzung halt über Video. Das ist zwar nicht so gut wie gemeinsam in einem Raum zusammensitzen, aber das ist dann wohl das Nächstbeste. Das gleiche versuchen einige meiner Kolleginnen und Kollegen mit Seminarsitzungen zu machen. Alle treffen sich zur gleichen Zeit online, und dann versuchen sie, so zu diskutieren, wie sie es sonst tun würden.

Dabei treten schnell Probleme auf: Videokonferenzen bedeuten technischen Aufwand, bei dem immer etwas schief gehen kann. Videokonferenzen sind anstrengend und es dauert länger, Dinge zu klären. Nun sind alle Beteiligten frustriert und sich einig: Online-Arbeit ist einfach nicht das gleiche, wie sich in einem Raum zu treffen.

Und damit haben sie recht. Dabei haben sie aber nur die Nachteile der Online-Arbeit erlebt, ohne sich die Gelegenheit zu geben, die Vorteile kennen zu lernen. Das Problem ist, dass sie versucht haben, die gewohnte Arbeitssituation herzustellen, aber unter ganz anderen technisch-medialen Voraussetzungen. Vermittelte Sprache zwischen entfernten Personen statt Sprache zwischen körperlich gemeinsam Anwesenden ist ein gewichtiger Unterschied – vom Unterschied zwischen anwesenden Körpern und einem Kamerabild ganz zu schweigen. Eine andere mediale Situation hat eben auch eigene Vor- und Nachteile. Bei einer Videokonferenz fällt ganz viel körperliche Kommunikation wegund wir arbeiten im Kopf nebenbei daran, diese weggefallene Kommunikation auszugleichen. Das ist anstrengend. Wir fühlen uns nicht wie in einem Gespräch, sondern wie vor einer Kamera. Wir halten quasi abwechselnd kleine Referate – es sei denn, wir fühlen uns in die Situation ein, was aber auch wieder anstrengend ist. Je mehr Teilnehmer:innen die Konferenz hat, desto stärker sind diese Effekte. Und im Alltag wissen wir das auch. Wer würde die ganze Familie in einer Telefonkonferenz anrufen? Die meisten klingeln, so behaupte ich, die Geschwister, Eltern und Großeltern einzeln an. Auch wenn das bedeutet, sechsmal die gleiche Neuigkeit zu erzählen.

Im Home-Office gibt es dafür mehr Ruhe. Im Home-Office kann ich mich in meinem eigenen Tempo Dingen widmen, in der Reihenfolge, die ich wähle, ohne Unterbrechung durch Kollegen. Ich kann mir auch die Tageszeit auswählen, die für mich am produktivsten ist. Ich spare zudem die Zeit, die ich sonst bräuchte, um zur Arbeit zu kommen. Menschen mit Kindern haben es natürlich schwerer mit der Ruhe. Aber eine Familie zu organisieren ist auch schwierig für Leute, die jeden Tag ins Büro müssen.

Das heißt, auch wenn ich mit anderen zusammenarbeite, ist es am besten, wenn ich mich einer Person oder Sache auf einmal widme. Wenn ich mit jemandem sprechen will, rufe ich an. Wenn ich mit mehreren Leuten sprechen will, rufe ich sie nacheinander an oder schreibe ihnen stattdessen. Lieber eine ausführliche E-Mail mit ausgearbeiteten Gedankengängen schreiben, die zu lesen vielleicht eine Viertelstunde dauert, als in einer dreistündigen Videokonferenz jede Meinung zu jedem Detail durchzukauen. Statt lange Gespräche zu führen, ist es besser, einen Text auszuformulieren und dann um Kommentare zum Text zu bitten. Beim Schreiben von Büchern und Zeitungenwird diese Technik seit Jahrhunderten verwendet und heißt dort Lektorat beziehungsweise Redaktion. Sicher, dafür müssen sich die Kolleg:innen darauf einlassen, keine Frage. Aber dafür gibt es auch neue Vorteile, die in normalen Sitzungen hart erarbeitet werden müssen: Ein Protokoll ist automatisch schon erarbeitet, die Gedankengänge sind transparent und es ist online überhaupt kein Problem, Medien wie Tondateien, Bilder und Videos zu verwenden. In Uni-Seminaren kann, wenn das gewünscht wird, ein Referat einfach aufgenommen und als Videodatei hochgeladen werden. Es besteht kein Grund, sich zur gleichen Zeit online zu treffen. Die anderen Teilnehmer:innen und der:die Dozent:in können sich das Referat anschauen, wann sie wollen – nachts um drei oder morgens um sechs. Sie können das Referat sogar mittendrin pausieren und es später weiter schauen oder nebenher den Abwasch machen. Und dann können alle Gedanken, die das Referat inspiriert, als Text notiert und den anderen zur Verfügung gestellt werden.

Etwas komplizierter wird es natürlich schon wenn gemeinsame Entscheidungen anstehen. Es besteht auch durchaus die Gefahr, dass eine entfernte Zusammenarbeit zur Herausbildung von kleinen, autoritären Diktatoren führt. Demokratie ist ohnehin schon schwer zu organisieren, das wird in der Ferne eher noch schlimmer. Dabei würde ich empfehlen, demokratische Entscheidungen als Leitgedanken immer im Kopf zu haben und kontinuierlich die Zustimmung zu Vorgängen zu erfragen. Die Fragen sollten dabei an Einzelpersonen wie auch an Gruppen gerichtet werden. An letztere, damit niemand vergessen wird und die Entscheidungsprozesse möglichst transparent und auch für Neulinge zugänglich bleiben. An Einzelpersonen, weil Expertise, Engagement und Betroffenheit variieren. Wenn immer alle zu allem gefragt werden, aber nie einzelne Leute angefragt werden, besteht die Gefahr, dass die Gruppen-Kanäle überlastet werden, sich zu viele Leute ausklinken und sich hinter der Gruppe verstecken. In der Gruppe fühlt sich oft kaum jemand persönlich angesprochen – also muss ich die Leute persönlich ansprechen!

Demokratische Entscheidungsfindungen sind auch online für gute Arbeit nötig. Dabei umfasst Demokratie immer auch Repräsentation. Dies bedeutet, dass einzelne Leute das Vertrauen ausgesprochen bekommen, im Interesse einer Gruppe zu entscheiden. Auch bei Demokratie muss nicht jede:r immer alles verstehen und immer überall mitreden sowie jedes Detail mitentscheiden. Aber jede:r muss gefragt werden und die Chance haben, die eigene Meinung zu sagen. Dazu gehört auch die Möglichkeit, schlicht und einfach „Nein“ zu sagen. Demokratie kann heißen, dass einzelne Expert:innen oder Betroffene eine Entscheidung für andere treffen. Demokratisch ist das dann, wenn die Berechtigung dazu von der Gruppe kommt und die Leute, die entscheiden, auch der Gruppe berichten und sich, wenn nötig, rechtfertigen müssen. Dazu gehört also auch Gelassenheit und Vertrauen.

Gelassenheit und Vertrauen brauchen auch Personen in Leitungsfunktionen oder in einer Machtposition (wie Universitätsdozent:innen). Arbeit aus der Ferne heißt einerseits auch, dass abgesprochen werden muss, wer was wann tut und wer was wann getan hat. Dabei darf das Berichten nicht Überhand nehmen: Gerade, wenn Vorgesetzte nervös werden, neigen Berichtspflichten und Überwachungstechniken zur Vermehrung. Das führt schnell dazu, dass Leute mehr mit dem Berichten beschäftigt sind als mit ihren Kernaufgaben. Überwachung macht zudem Menschen kaputt. Gerade, wenn ich über andere bestimmen kann, muss ich also etwas Vertrauen zeigen. Die sprichwörtliche linke Hand muss immer noch wissen, was die rechte tut, aber nicht in jeder Sekunde. Auch ist meist unerheblich, wie genau etwas erledigt wird. (Wenn es um Jobs geht, die regelmäßig mit Gefahren umgehen, sieht das natürlich anders aus. Hier ist schon eine Menge Protokoll nötig.) Jede:r ist ein:e Expert:in in ihrem:seinem Gebiet und weiß meist am besten, wie sie oder er die Arbeit gut macht. Nicht jeder Schritt muss vorher vom Chef angeleitet werden. Dabei ist es sicherlich förderlich, regelmäßig Herangehensweisen, Einstellung, Wohlbefinden und Ergebnisse abzugleichen. In Leitungsverhältnissen gilt das aber in beide Richtungen. Auch Chefs sollten versuchen, herauszufinden, was sie falsch machen. Denn irgendetwas könnten sie sicher besser machen. Hier reicht nachfragen natürlich nicht, da muss es schon anonyme Wege geben.

Dabei muss ich zugeben, dass mein Arbeitsstil und meine Aufgaben sich sehr gut dazu eignen, so zu arbeiten, wie ich es beschrieben habe. Zweifelsohne bin ich damit in einer Luxusposition und kann jede:n verstehen, die:der jetzt denkt: „Das funktioniert bei meiner Arbeit einfach nicht“. Und wie gesagt, alles, was ich hier geschrieben habe, bezieht sich auf Jobs in Büros und in der Lehre. Ich bin aber der Überzeugung, dass wir bessere Ergebnisse bekommen, wenn wir uns bei notwendigen Änderungen auf die neue Situation einlassen, statt unsere Energie darauf zu verschwenden, uns gegen die Veränderung zu stemmen. Sicher können wir dabei noch etwas lernen.

Vielleicht sehen ja manche Leute das anders als ich, und ich habe bestimmt einiges nicht bedacht. Wenn so etwas auffällt, würde ich mich über Kommentare freuen. Ebenso, wenn wer Vorschläge hat, wie Home-Office und Online-Lehre gut gestaltet werden können – vielleicht können wir hier ein paar Ideen sammeln.

Eine Sammlung von Dokumenten zu Online-Lehre: https://mediarep.org/handle/doc/14509

Noch mehr gute Ratschläge: https://hochschulforumdigitalisierung.de/de/blog/5-tipps-online-lehre

Ein paar weitere Inspirationen in englischer Sprache:

Ein Comic über die Vor- und Nachteile der Arbeit von zu Hause: https://theoatmeal.com/comics/working_home

Podcasts, die häufig freie Arbeit thematisieren: Hello Internet https://www.hellointernet.fm/

Cortex https://www.relay.fm/cortex

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